Com a les cartes, els emails tenen una estructura a seguir.
Una de les claus més importants per escriure bé un email és conèixer les fórmules que cal seguir i MAI traduir de forma literal des del nostre idioma.
A continuació, teniu formules per utilitzar en el pròxim correu.
ESCRIU SENZILL I CURT
Això és clau per reduir al màxim les possibilitats d'error. Intenta ser sempre clar i concís amb allò que escrius per evitar crear fórmules compostes amb verbs o paraules més complexes que et facin caure en una equivocació.
L'ESTRUCTURA
És molt fàcil i ràpida d'aprendre:
SALUTACIÓ (Greetings)
INTRODUCCIÓ (Introduction)
COS (Body)
CONCLUSIÓ (Conclusion)
COMIAT
SALUTACIONS (GREETINGS):
FORMAL
– “Dear Josh Stevenson”
– “Dear Mr Mckibben,”
– “Dear Louise”
INFORMAL
– “Hello Tom”
– “Hi Susan”
– “Hello/Hi everyone”
– “Hi team”
QUAN NO CONEIXES EL DESTINATARI
– “Dear Sir/ Madame”
– “To whom it may concern” (una mica antiquat) significa “a qui correspongui”
A més, us deixo un llistat amb els tractaments de formalitat en anglès (per si no recordeu bé quina utilitzar):
MR: S'utilitza per a homes adults (casats o solters). Mr King
MISS: S'utilitza per a dones solteres. Miss Smith
MRS: S'utilitza per a dones casades. Mrs Griffin
MS: S'utilitza per a dones que en desconeixem l'estat civil. (Perfecte per a cartes de negoci) .Ms Huff
INTRODUCCIÓ:
Hi ha dues opcions.
Si és la primera vegada que escrius t'has de presentar i explicar de forma breu el motiu del teu email. Per presentar-te podràs fer servir alguna cosa senzilla de l'estil “My name is…”. A més, dins del context de treball pots detallar una mica quin és el teu lloc oa quina secció ets, per exemple.
Per expressar el motiu, pots fer servir…
I am writing with regard to…Li escric pel que fa a…
I am writing in connection with…Li escric en relació amb…
I am emailing in reference to…Us envio aquest correu en referència a…
I am writing to inform you that…L'escric per informar-lo de…
I am contacting you to…Em poso en contacte amb vostè…
I am happy to inform you that… M'alegra informar-lo que…
I would like… M'agradaria…
2. El segon cas és si has de respondre a un correu electrònic que t'hagin enviat de primera, és a dir, sense haver creat un contacte previ.
El més normal en aquests casos és donar les gràcies a l'emissor i posteriorment respondre les preguntes o els requisits que et demanin. Per donar agrair el missatge pots fer servir frases com:
Thank you for your email… Gràcies pel teu email…
In reference to your email… Pel que fa al teu email…
Following your email from…Seguint el teu email…
Important, com hem dit al principi, has de ser breu. En aquesta part has d'explicar el que necessites .
Al cos és important que utilitzis paràgrafs perquè visualment sigui un missatge ordenat, però, compte, no t'excedeixis, limita també els paràgrafs. No creus més de 5 paràgrafs ni tampoc t'hi estenguis gaire. Et deixem alguns exemples de connectors que pots fer servir:
A MÉS: furthermore, moreover, in addition…
ENCARA QUE / SENSE EMBARGAMENT: although, though, however, nevertheless…
PER ALTRE COSTAT: On the other hand
PER TANT: therefore
COM RESULTAT / COM A CONSEQÜÈNCIA: as a result/es a consequence…
CONSELL: evita les passives. La veu directa és molt més senzilla i directa.
CONCLUSIÓ
Aquesta és la part final del correu on vas indicant que acabes amb les teves indicacions o peticions. Les frases més utilitzades són:
Thanks you for you help: Gràcies per la vostra ajuda
I look forward to hearing from you: Espero les vostres notícies
Thanks in advance: Gràcies per avançat
Please, feel free to contact me if you have any questions: Si us plau, si teniu algun dubte contacteu amb mi
If you have any questions, do not hesitate to contact me : No dubteu a posar-vos en contacte amb mi si teniu alguna pregunta
Let me know if you need anything else: Informa'm si necessites alguna cosa més
COMIAT
*us deixem un exemple perquè veieu com s'ha d'escriure
EX:
Regards, / Salutacions,
Irene / Irene
Best wishes: una cordial salutació
Kind regards: una cordial salutació
Best regards: una cordial salutació
Sincerely: atentament
Regards: salutacions / salutacions
Thanks: gràcies
Many thanks: moltes gràcies
En general, no es fa servir “yours sincerely o yours faithfully” per a correus electrònics.
